چرا استفاده از نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع مفید است؟

چرا استفاده از نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع به نفع محل کار شما می باشد؟

نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع چیست؟

راهکار هایی که برای مدیریت بازدیدکنندگان وجود دارند، ورود و خروج ارباب رجوع از محل کار شما را زیر نظر می گیرند. امروزه استفاده از نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع که به پروتکل‌های امنیتی ساختمان کمک میکند، بسیار فراتر از مکانیسم‌های نظارتی می‌باشد. مخصوصا در زمان شیوع بیماری کوید، علاوه بر تهدیدات امنیتی موجود، خطرات ناشی از انتشار بیماری یا آلوده کردن محیط نیز وجود دارد و به همین دلیل مدیریت تردد مراجعین و مهمانان سازمان، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. نصب سیستم های مدیریت ارباب رجوع برای بالابردن امنیت امری ضروری و مهم می باشد. سیستم های مدیریت ارباب رجوع (visitor management system) که به اختصار VMS نیز نامیده می‌شوند، قابلیت اتصال به انواع دستگاه های کنترل تردد و سایر نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان را دارند.

‏VMS معمولی در مقابل VMS هوشمند

امروزه راهکارهای پیشرفته و هوشمند برای مدیریت ارباب رجوع، بیشتر مورد استفاده قرار میگیرد چون صاحبان مشاغل سعی دارند در برابر بیماری های همه گیر مانند کرونا خود را ایمن تر کنند و خود را با روش های جدید و توسعه یافته به روز کنند. استفاده از این روش های هوشمندانه باعث می شود ارباب رجوع محل کار شما را پیشرفته و ایمن بداند.

در مقابل سیستم های معمولی مدیریت ارباب رجوع که سعی میکنند تردد ارباب رجوع خود را ایمن کنند و از نظارت های تصویری استفاده نمایند، سیستم های پیشرفته مدیریت ارباب رجوع موفق تر عمل می کنند.

امکانات راهکارهای هوشمند مدیریت ارباب رجوع عبارتند از:

• احراز هویت بدون دردسر ارباب رجوع از طریق OTP (رمزعبور یک‌بارمصرف)
• احراز هویت بی عیب و نقص با استفاده از شناسه بیومتریک شخص (اثر انگشت یا چهره)
• پارامترهای جمع‌آوری داده‌ها مانند گرفتن عکس‌ و جزئیات وسایل همراه شان
• پیش ثبت نام قرار ملاقات های ارباب رجوع
• تأیید سریع و جلوگیری از ازدحام و غیره

ثبت نام و احراز هویت توسط سیستم های هوشمند مدیریت ارباب رجوع و همچنین نصب کیوسک های خودکار برای ارباب رجوع کاری آسان می باشد. کیوسک‌ها با نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع ادغام می شوند و اطلاعات ارباب رجوع را ثبت می‌کنند، مجوزهای تردد فرد را چاپ می‌کنند، کارت‌های تردد ارباب رجوع را اسکن میکنند، حتی امکان ثبت شکایات و غیره را نیز فراهم می‌کنند. نرم افزارهای پیشرفته نیز می توانند شخصی سازی شوند و فرمت قابل تنظیم توسط کاربر برای مراجعه کننده ها داشته باشند، رابط گرافیکی کاربر پسند داشته باشند و به ارباب رجوع و میزبان ها برای تردد، پیامک بدهند.

نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع تمام اطلاعات ذخیره شده ارباب رجوع را هنگام ثبت نام، بارگذاری می کند و از این طریق زمان کمتری سپری می شود. این موضوع باعث می شود شما محل کاری پیشرفته بدون نیاز به پرسنل زیاد برای مدیریت ارباب رجوع داشته باشید.

برای میزبانان، نرم افزار هوشمند مدیریت ارباب رجوع، برنامه ریزی قرار ملاقات ها را ساده تر می کند، گزارش های روزانه، هفتگی یا ماهانه ارباب رجوع را ارائه می دهد و در صورت قرار ملاقات های متعدد، ایمیل و پیامک جداگانه برای میزبان ها ارسال می شود، تا آن‌ها را از قرار ملاقات ها مطلع سازند. این باعث می شود که شما از تمام رویدادهای ارباب رجوع آگاه و باخبر باشید و بر آن‌ها نظارت داشته باشید.

نرم افزار کنترل تردد مراجعین باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

 شرکت های ارائه دهنده نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع ویژگی ها، مزایا و مشخصات متفاوتی را ارائه می دهند. برای اتخاذ بهترین مدل باید نیازها و چالش‌های مربوط به سازمان خود را بشناسید. در اینجا چند تا از ویژگی های مهمی که باید در سیستم مدیریت ارباب رجوع وجود داشته باشد را مطرح می کنیم.

گردش کار متفاوت برای ارباب رجوع مختلف

 هر یک از مهمانان و مراجعین سازمان، اهداف متفاوتی برای مراجعه به محل کار شما دارند. برخی صرفاً به عنوان مهمان، برخی به عنوان ماموران تحویل، و برخی برای مصاحبه می آیند. بنابراین، دسترسی برای هر  مراجعه کننده متفاوت است. سیستم های مدیریت تردد ارباب رجوع به شما این امکان را می‌دهند تا جریان کاری متفاوتی برای هر یک از مهمانان تعریف کرده و رفت و آمد آن‌ها در سازمان را زیر نظر داشته باشید.

ثبت امضای ارباب رجوع به صورت دیجیتالی

با اتخاذ راه حل های مدیریت هوشمند ارباب رجوع، روش های قدیمی ثبت تردد و ذخیره آنها به صورت دیجیتالی نیز تکامل یافته است. کیوسک های خودکار به ارباب رجوع این امکان را می دهند که به صورت دیجیتالی سوابق و امضای خود را وارد کنند تا در صورت نیاز از آنها استفاده کرد.

اطلاع رسانی فوری به میزبان

میزبانان می توانند در مورد ورود و خروج ارباب رجوع با دریافت اعلان ها از حضور آنها مطلع شوند. یک پیام سریع و خودکار از طریق پیامک، ایمیل یا اعلان باید به محض ورود/خروج ارباب رجوع توسط سیستم ارسال شود تا فعالیت ارباب رجوع ردیابی شود و از انتظار کشیدن بیهوده جلوگیری شود. این کار باعث صرفه جویی در زمان میزبان و مراجعه کننده می شود.

این موضوع ضروری است که بدانیم هر نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع تا چه حد با سایر برنامه ها ادغام می شود. یک VMS ایده آل باید قابلیت اتصال با انواع دستگاه های کنترل تردد بیومتریک، دستگاه‌های کارتی و حتی دستگاه‌های کنترل تردد بارکدخوان را داشته باشد. همچنین باید امکان اتصال و یکپارچه‌سازی با سیستم کیوسک، سیستم کنترل تردد، سامانه کنترل تردد خودرویی و سایر سیستم های نظارتی سازمان را داشته باشد.

آسان برای استفاده کاربر

‏ VMS معمولی تنها نظارت بر تردد ارباب رجوع را تضمین می کند، اما بهترین سیستم‌های مدیریت ارباب رجوع، قابلیت‌های چند کاره دارند و به ساده‌ترین شکل ممکن تمام ویژگی‌هایی که کاربر به آن نیاز دارد را ارائه می‌دهند. این همان چیزی است که در انتخاب باید خیلی به آن دقت کنید.

 توجه به مکان ها و اندازه های شرکت

یک VMS خوب باید بتواند نیاز ها و الزامات سازمان را برآورده کند. ممکن است شرکتی چندین شعبه بزرگ و کوچک در شهرهای بزرگ و کوچک داشته باشند. VMS شما باید تمام نیاز ها و الزامات سازمان شما را برآورده کند و ویژگی های آن به گونه ای تنظیم شده باشد که در راستای اندازه و مقیاس سازمان شما باشد. در واقع ارائه دهنده خدمات VMS باید راهکارهای سفارشی به شما ارائه دهد که در راستای اهداف شما باشد.

اگر این نکات را در نظر داشته باشید می توانید بهترین نوع نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع را که نیازهای شما را برآورده می‌کند انتخاب کنید.

مزایای سیستم مدیریت هوشمند ارباب رجوع چیست؟

• فرآیند ثبت نام خودکار، احراز هویت سریع و بدون مشکل، برای شما فراهم می کند.
• مخصوصاً در زمان شیوع بیماری کرونا، فرآیند ثبت نام خودکار از تماس های غیرضروری جلوگیری می‌کند و با جلوگیری از تشکیل صف های طولانی باعث می شود تا فاصله گذاری های اجتماعی رعایت شود.
• کنترل های اتوماتیک باعث می شود که شما به نیروی انسانی کمتری نیاز داشته باشید.
• ·         ‏VMS هوشمند می تواند رفتار ارباب رجوع را تحت نظر داشته باشد و تغییرات را طبق پروتکل های امنیتی بررسی کند.
• ادغام با سیستم های نظارت هوشمند تصویری باعث می شود که شما بتوانید تمام نقاط تردد ارباب رجوع را چک کنید و در صورت لزوم، هشدارهای امنیتی را ارسال کنید.

شرکت طرح و پردازش غدیر ارائه دهنده نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع میباشد که کاملا تحت وب بوده و با سایر سیستم‌های کنترل تردد، مدیریت پارکینگ و … در ارتباط می‌باشد. این نرم‌افزار امکان ثبت و کنترل دسترسی مهمانان و مراجعان سازمان را فراهم می‌کند و از بروز هرج و مرج و بی نظمی در سازمان‌های پرتردد جلوگیری می‌کند. جهت آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کنترل تردد غدیر، میتوانید با همکاران ما به شماره 021-85530 داخلی 333 تماس حاصل فرمایید.