چرا سازمان های دولتی به سیستم مدیریت ارباب رجوع نیاز دارند؟

چرا سازمان های دولتی به سیستم مدیریت ارباب رجوع نیاز دارند؟

سیستم مدیریت ارباب رجوع برای سازمان های دولتی مزایای زیادی دارد. استفاده از این سیستم تجربه ای لذت بخش برای مراجعه کنندگان و کارکنان ایجاد می کند. علاوه بر این با این سیستم تمامی ورود و خروج ها نیز کنترل می شود.

سیستم مدیریت ارباب رجوع، اطلاعات جامعی مانند اینکه چه کسانی در داخل ساختمان هستند و چه کسانی همدیگر را ملاقات میکنند، چقدر وقت می گذراند، تعداد دفعات بازدیدهای شخصی، تعداد بازدیدی که یک کارمند دارد و غیره، در اختیار مدیران قرار می دهد. این موارد اطلاعات مهمی برای ایجاد امنیت در سازمان ها هستند.

در واقع سیستم جامع مدیریت ارباب رجوع چالش های مهم و موضوعات نگران کننده امنیتی سازمان های دولتی را برطرف می کند.

در اینجا، قصد داریم تا مزایای سیستم مدیریت ارباب رجوع را به نسبت روش های سنتی مطرح کنیم.

۱_اعتبار اطلاعات مراجعه کنندگان

برخی از سازمان های دولتی اطلاعات مراجعه کنندگان را به صورت دستی ثبت می کنند. مشکل این فرآیندهای قدیمی در این است که افراد می توانند اطلاعات جعلی ارائه دهند.

سیستم مدیریت ارباب رجوع می‌تواند از طریق استفاده از شماره تلفن، مدارک شناسایی و سایر جزئیات، هویت مراجعه کنندگان را بررسی کند. از این طریق امکان تردد جعلی در سیستم از بین می رود و همچنین حریم خصوصی مراجعه کنندگان نیز حفظ می شود.

۲_قابلیت ردیابی و تجزیه و تحلیل

مشکل دیگری که در اکثر سازمان های دولتی وجود دارد، عدم توانایی ردیابی مراجعه کنندگان است. غیرممکن است که بتوانید مراجعه کنندگان را از طریق ثبت و یا از طریق سیستم های نرم افزاری معمولی ردیابی کنید.

این موضوع نیاز به تجزیه و تحلیل قوی دارد. یک نرم افزار مدیریت ارباب رجوع پیشرفته باید ابزارهای آماری برای ثبت، ذخیره و تجزیه و تحلیل اطلاعات در تمامی جوانب داشته باشد و به مسئولین این امکان را بدهد تا در زمان نیاز به اطلاعات مراجعه کنندگان دسترسی پیدا کنند. این سیستم ها توانایی ردیابی کامل مراجعه کنندگان، اعلام هشدار، ارائه گزارش‌های تخلف و گزارش‌های تردد و غیره را دارند.

۳_جلوگیری از سوء استفاده از اماکن

گاهی اوقات مراجعه کنندگان ادارات دولتی ممکن است به دروغ بگویند که یک کارمند را می خواهند ملاقات کنند و یا اینکه ممکن است آنها اطلاعات نادرست ارائه دهند. ممکن است ساعت ها داخل اماکن اداری پرسه بزنند و از امکانات اداری سوء استفاده کنند. این سیستم ها مانع انجام چنین تخلفاتی می شوند. شما می توانید نرم افزارهای کنترل تردد را به نرم افزار مدیریت تردد مراجعین مجهز نمایید.

۴_مسئولیت پذیری را افزایش می دهد

عدم کنترل مراجعه کنندگان و کارکنان ، باعث پایین آمدن مسئولیت پذیری افراد می شود. نگهبانان و مسئولان پذیرش کار زیادی برای کنترل افراد نمی توانند انجام دهند.

کنترل درست و ایجاد تعادل در فعالیت ها باعث افزایش رفتار مسئولانه می شود و در نتیجه مسئولیت پذیری کارکنان و مراجعه کنندگان افزایش پیدا می کند.

با سیستم مناسب مدیریت ارباب رجوع، مسئولین می توانند  متوجه شوند که چه تعداد مراجعه کننده برای ملاقات با یک کارمند آمده است و با چه هدفی، چه مدت در آن محل حضور داشته است. این سیستم ها هر گونه فعالیت غیرعادی یا مشکوک را شناسایی می کنند و اقدامات لازم را انجام می دهند و به افراد مسئول هشدار می دهند.

۵_جلوگیری از سرقت و دزدی

دزدی موضوعی است که ممکن است در هر سازمانی اتفاق بیفتد و زمانی که نظارت بر ترددها کاهش یابد این موضوع نیز افزایش پیدا میکند.

اگر مراجعه کنندگان بدانند که فعالیت‌ و حضور آنها در محل کنترل می‌شود، تخلفات و دزدی‌ها به شدت کاهش می‌یابد.

۶_سخت افزار کنترل تردد یکپارچه

در اکثر سازمان ها مکان هایی وجود دارد که به نسبت مکان های دیگر نیاز به امنیت بالاتری دارند. این که چگونه بتوانند ورود افراد رابه این مناطق محدود کنند موضوع مهمی است. هنگامی که یک مراجعه کننده وارد ساختمان می شود تمام محل آسیب پذیر می شود. مراقبت دستی و یا استقرار محافظ در چنین مواردی پرهزینه و بی اثر است.

ادغام نرم‌افزار مدیریت ارباب رجوع با سخت‌افزارهای کنترل تردد مانند گیت های کنترل تردد، دستگاه های کنترل تردد بیومتریک و کارتی، راهیند اتوماتیک، پلاک‌خوان یا سیستم کنترل تردد خودروی RFID، سیستم کنترل تردد آسانسور و …، به طور خودکار تردد افراد غیرمجاز را محدود می‌کند.

یک سیستم مدیریت ارباب رجوع باید بتواند با سخت افزارهای کنترل تردد ادغام شود و بتواند مناطق حساس را از دسترسی افراد حفظ کند. و این موضوع باید بدون هیچ گونه کنترل دستی و یا حضور محافظ انجام شود.

7_رعایت ایمنی های آتش نشانی و واکنش اضطراری

پاسخگویی سریع در شرایط اضطراری برای ایجاد امنیت بسیار مهم و حیاتی است. سیستم مدیریت ارباب رجوع به پرسنل مدیریت کمک میکند تا سریعا هشدارهای اضطراری را برای همه افراد حاضر در داخل محل ارسال کنند.

نتیجه گیری

 سیستم مدیریت ارباب رجوع ایده آل باید ویژگی هایی داشته باشد که به خوبی کار کنند و باعث ایجاد امنیت در محل شود.

استفاده از یک سیستم مدیریت ارباب رجوع با قابلیت‌های پیشرفته و قابلیت ادغام با سخت‌افزارهای کنترل تردد  برای همه سازمان‌های دولتی ضروری است.

برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان در خصوص نرم افزار مدیریت ارباب رجوع غدیر میتوانید با شماره 021-85530 داخلی 333 تماس حاصل فرمایید.