در حال حاضر برای کنترل تردد در سازمان ها یا مجتمع های مسکونی سیستم های هوشمندی به اسم اکسس کنترل وجود دارد که باعث بهبود ایمنی محیط و فضای کاری می شوند. دفاتر اداری براساس عوامل مختلفی به چندین زیر مجموعه تقسیم می شوند؛ یکی از محبوب ترین این دفاتر به خاطر صرفه جویی در مکان و هزینه استفاده از فضاهای کار اشتراکی است. این شرایط کاری می تواند امنیت فضای کاری را تحت تاثیر قرار دهد؛ زیرا تعداد افراد زیادی اجازه ورود به این فضای کاری را دارند و ممکن است مشکلاتی را به وجود آورند. برای افزایش امنیت این مکان ها استفاده از انواع راهکار کنترل تردد راه حلی بسیار مناسب است. در این مطلب به بررسی و اهمیت استفاده از سیستم کنترل تردد در فضاهای اشتراکی و کاری می پردازیم.
فضای کار اشتراکی چیست؟
فضاهای کار اشتراکی مکان هایی هستند که هر شخص یا کسب و کاری می تواند با اجاره اتاق خصوصی یا صندلی در این محل از آن به عنوان دفتر کاری خود استفاده کند. در برخی موارد فضاهای کار اشتراکی به صورت سوئیت در اختیار افراد و کسب و کارها قرار داده می شود که می توانند به عنوان دفتر کار مجزا استفاده کنند. در این دفاتر تجهیزاتی همچون دستگاه کپی، اینترنت پرسرعت، دستگاه فکس، تجهیزات سمعی و بصری و مبلمان و صندلی های اداری وجود دارد. فریلنسرها و شرکت ها می توانند با توجه به قراردادی که منعقد می کنند می توانند از این فضا و امکانات آن استفاده نمایند.
همان طور که گفتیم کاهش هزینه ها مهم ترین مزیت استفاده از دفتر کاری اشتراکی به جای اجاره آپارتمان و دفتر اداری مجزا است. علاوه بر این با استفاده از تجهیزات اداری این فضاهای اشتراکی نیازی به خرید و جا به جایی دستگاه ها و لوازم اداری نیست. با توجه به آنچه در مورد فضای کاری گفتیم لزوم استفاده از دستگاه کنترل تردد در این فضاها بسیار ضروری به نظر می رسد. در ادامه با ویژگی های کنترل تردد در این فضاها آشنا می شویم.
همچنین بخوانید: چرا افراد در ساختمان شان به کنترل تردد آپارتمان نیاز دارند؟
ویژگی های کنترل تردد در فضای اشتراکی
کنترل تردد در فضاهای اشتراکی می تواند برای همه افرادی که در این مکان ها کار می کنند و هم برای مالک این دفاتر مفید باشد و از بسیاری از مشکلات امنیتی جلوگیری کند.
- مدیریت اتوماتیک اتاق جلسات
- تعریف دسترسی و ایجاد محدودیت براساس حق عضویت کاربران مختلف
- افزایش رضایت کاربران مختلفی که از تجهیزات فضای کاری استفاده می کنند.
- انجام تنظیمات مختلف و جداگانه برای گروه های کاربری
- تعریف محدودیت و جانشین برای دسترسی به دارایی ها
اهمیت استفاده از اکسس کنترل در فضاهای کار اشتراکی
با توجه به اینکه در فضاهای کاری اشتراکی مثل یک ساختمان صد متری که فضا با استفاده از پارتیشن به چند قسم جداگانه تقسیم شده است و هر کدام از این بخش ها دارای تجهیزات مختلف اداری بوده و در اختیار فرد یا گروه خاصی قرار می گیرد، در طی شبانه روز تعداد زیادی افراد به این مکان ها رفت و آمد می کنند. از این رو تامین امنیت این ساختمان ها یکی از وظایف مهم مدیران است؛ یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت کنترل تردد در این فضاها استفاده از سیستم کنترل تردد می باشد. می توان علاوه بر درب اصلی دفتر برای درب هر یک از واحدها نیز دستگاه کنترل تردد مناسب استفاده کرد تا مستاجران از امنیت فضای کاری خود اطمینان داشته باشند.
انواع راهکار کنترل تردد وجود دارد که هر یک کارایی منحصربه‌فردی برای تامین امنیت فضای کاری اشتراکی دارند. اکسس کنترل نیازی به داشتن کلید فیزیکی ندارد و با ابزارهایی همچون پین کد، اثر انگشت، کارت یا حتی دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره می تواند رفت و آمد افراد را مدیریت کرده و امنیت را افزایش دهد.
مطالعه بیشتر: سیستم کنترل تردد در مدارس و دانشگاه ها چگونه کار می کند؟
مزایای دستگاه کنترل تردد برای فضاهای کار اشتراکی
سیستم کنترل تردد امکانات بسیاری را در اختیار مدیران و کاربران قرار می دهد و تجهیز دفاتر کاری اشتراکی به این تجهیزات می تواند مزایای بی شماری داشته باشد.
1.تامین امنیت بیشتر
کسب و کارهای کوچک به این دلیل که نرخ کریه دفاتر کاری اشتراکی ارزان‌تر است تمایل به اجاره میز یا مکان کاری در این دفاتر دارند. البته بسیاری از طرفداران دفاتر اشتراکی کاری نسبت به امنیت این مکان ها تردید دارند و نگران به خطر افتادن امنیت فضای کاری خود هستند. یکی از اقدامات مهم برای تامین امنیت کسب و کارها و اطلاعات افراد در این فضاهای اشتراکی استفاده از انواع کنترل تردد بیومتریک است. این سیستم ها در انواع مختلف کنترل تردد کارتی، اثر انگشت یا تشخیص چهره وجود دارند.
2.افزایش کنترل ترددها
با استفاده از دستگاه کنترل تردد می توان تعداد ورود و خروج را ثبت و مدیریت که باز هم روی تامین امنیت نقش پر رنگی دارد. اکسس کنترل از هر نوعی که باشد می تواند ورود و خروج ها را در حافظه خود ذخیره و ثبت کند. در این صورت با دسترسی به داده ها مشخص می شود که کدام مستاجر در چه روز و ساعتی به دفتر کار اشتراکی رفت و آمده داشته است. بعد از نصب سیستم کنترل تردد با توجه به نوع دستگاه مدیر مکان مورد نظر می تواند برای هر یک از مستاجران کلید دیجیتالی اختصاصی که می تواند شامل اثر انگشت، کارت یا کد پین باشد تعریف نماید. در این صورت در هر زمانی که افراد با کلید دیجیتال خود وارد ساختمان شوند اطلاعاتی مثل روز و ساعت و تاریخ ورود و خروج آن‌ها در سیستم ثبت می شود. علاوه بر این محدودیتی برای ورود افراد ناشناس به دفتر به وجود می آید. گاهی اوقات از دستگاه تشخیص چهره نیز در این ساختمان ها استفاده می شود که می تواند سطح امنیت دفتر کار اشتراکی را افزایش دهد.
3.امکان کنترل از راه دور
از بهترین مزیت های استفاده از راهکار کنترل تردد قابلیت اتصال این سیستم ها به شبکه اینترنت و نصب نرم افزار روی گوشی های هوشمند است. از طریق نرم افزار می توان تنظیمات و قابلیت های آن مدیریت کرد؛ برای مثال بررسی قفل بودن یا نبودن درب اصلی ساختمان با استفاده از نرم افزار و از راه دور امکان پذیر است. همچنین این نرم افزار اجازه ایجاد کد دسترسی موقت را می دهد و در مواقعی که مدیر ساختمان با تاخیر به محل کار اشتراکی می رود می تواند به افرادی که زودتر به دفاتر کاری می روند اجازه ورود به ساختمان را بدهد
با توجه به آنچه در مورد مزیت های استفاده از اکسس کنترل برای فضاهای کاری اشتراکی گفته شد می توان وجود این نوع دستگاه ها را برای هر مکان پر رفت و آمدی که امنیت یک موضوع مهم است ضروری خواهد بود. بعضی از انواع دستگاه کنترل تردد فناوری های پیشرفته تری در ساخت آن ها به کار رفته و می توانند ویژگی ها و تنظیمات و امکانات مدرن تری را ارائه دهند. برای مثال دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره که قبلا به آن اشاره کردیم مجهز به اسکنر چهره بوده و برای مدیریت افراد به محل کار اشتراکی از مکانیسم اسکن چهره برای دسترسی و ورود به محل کار استفاده می شود.
تنوع محصولات مربوط به کنترل تردد می تواند دست مشتری را برای انتخاب سیستم کنترل تردد مناسب با بودجه و نیازهای خود باز بگذارد. نکته مهم اینکه قبل از انتخاب و خرید اکسس کنترل باید به درستی نیازسنجی کنید و انتظارات خود را مشخص نمایید.
نحوه انتخاب سیستم کنترل تردد
فاکتورهای مختلفی برای انتخاب دستگاه کنترل تردد ایده آل جهت مدیریت ورود و خروج افراد به محل کار اشتراکی وجود دارد. انتخاب روش شناسایی و بررسی نیاز پروژه به رویه های سفارشی از جمله عوامل تاثیرگذار روی انتخاب راهکار کنترل تردد است.
1.مشخص کردن روش شناسایی
در مرحله اول برای انتخاب و خرید سیستم اکسس کنترل باید روش شناسایی که می خواهید در محل کسب و کار استفاده کنید را مشخص نمایید؛ زیرا روش های متعددی چون تشخیص چهره با تلفن همراه، کارت های RFID یا کدهای QR برای شناسایی افراد وجود دارد.
2.انتخاب سیستم محلی یا ابری
انتخاب سیستم ابری یا محلی برای استفاده از اکسس کنترل با توجه به اندازه و نوع کسب و کار، سطح امنیتی مورد نیاز و میزان دسترسی امکان پذیر است.
3.استفاده از مدل های ترکیبی
بعضی از کسب و کارها ترجیح می دهند از دستگاه کنترل تردد به صورت ترکیبی و از چندین مدل در کنار هم به کار ببرند. برای مثال کاربر علاوه بر احراز هویت با دستگاه تشخیص چهره باید از کد پین مخصوص به خود برای ورود نیز استفاده کند.
4.سیستم متناسب با نوع فعالیت شرکت
اگر فعالیت کسب و کار طوری است که دست های افراد دچار آلودگی می شود و نمی توانند برای ورود از راهکار کنترل تردد لمسی استفاده کنند باید در این مواقع سیستم های غیر لمسی مثل کنترل تردد کارتی نصب شود.
5.مقایسه قیمت دستگاه کنترل تردد
برای راه اندازی سیستم کنترل اکسس نیاز به نرم افزارها و سخت افزارهای مختلفی است که هر یک هزینه مشخصی دارند؛ همچنین هزینه کارت ها و هزینه نگهداری نیز هزینه های اضافی هستند که باید با توجه به آن‌ها دستگاه کنترل تردد با قیمت مناسب را انتخاب کرد.
6.توجه به نوع اتصال مورد نیاز
نکته مهم دیگر در نحوه انتخاب اکسس کنترل مشخص کردن نوع اتصال مورد نیاز است؛ برای مثال می توانید یکی از انواع اتصالات اترنت، وای فای، USB یا هر نوع اتصال دیگری را انتخاب نمایید.
7.بررسی اندازه شرکت
در نظر گرفتن اندازه شرکت یا سازمان یکی از موارد مهم در انتخاب نوع دستگاه کنترل تردد است که می تواند از ایجاد صف های طولانی در زمان اوج تردد جلوگیری کند. برای شرکت های بزرگ نیاز به اکسس کنترل با ظرفیت ترمینال و سرعت بالا است.
سخت افزارهای مورد نیاز برای اکسس کنترل
هر دستگاه اکسس کنترل شامل دو بخش سخت افزار و نرم افزار است که قسمت سخت افزار شامل عناصر فیزیکی سیستم کنترل دسترسی مثل کارت خوان ها و قفل ها است و بخش نرم افزار آن مثل سیستم های ابری که در دستگاه کنترل تردد مدرن به کار می رود از کامپیوتر های سرور و سایر تجهیزات IT تشکیل می شود. نرم افزارهای متعددی برای استفاده از اکسس کنترل وجود دارد که به عنوان بخش از استراتژی احراز هویت و دسترسی کاربرد دارند. بعضی از این نرم افزارها برای نصب در کامپیوترهای محلی و بعضی در فضای ابری مناسب هستند
. نرم افزار سیستم اکسس جهت مدیریت دسترسی داخلی شرکت یا برای مدیریت دسترسی مراجعان به کار می روند. انواع ابزارهای نرم افزارهای مورد نیاز کنترل تردد شامل اپلیکیشن های گزارش و نظارت، ابزارهای مدیریت کد پین و رمز عبور، ابزار تامین، مخزن های هویت افراد و ابزارهای اجرای تصمیمات و سیاست های امنیتی هستند. نرم افزار Microsoft Active Directory یکی از نرم افزارهای کاربردی در سیستم اکسس کنترل است که تمام قابلیت ها و ابزارهای مورد نیاز را به صورت یکجا ارائه می دهد.
دستگاه های کنترل تردد بیومتریک
ریدر های Suprema (ساخت کره جنوبی)
مناسب برای انواع ورودی ها
ممنوعیت عبور مجدد در سیستم کنترل تردد
در فضاهای کاری اشتراکی با حساسیت بالای امنیتی نیاز به کنترل تردد دقیق و استفاده از راهکار کنترل ترددی است که به افراد اجازه ورود با شناسه تکراری را ندهد. به عبارت دیگر اگر فردی با یک شناسه مشخص به محل کار مورد نظر وارد شود تا زمانی که فرد از مکان تحت کنترل خارج نشود شخص دیگری با همان شناسه اجازه ورود به منطقه مذکور را نخواهد داشت. برای اجرای ممنوعیت عبور مجدد در دستگاه کنترل تردد می توان یکی از سیاست های سخت گیرانه، تعلیق موقت و کنترل خفیف را در سیستم مورد نظر تعریف کرد.
جمع بندی
فضاهای کاری اشتراکی از یکی از مکان های بسیار حساس هستند که نیاز به کنترل تردد و مدیریت دقیق رفت و آمد افراد و دسترسی آن ها برای تامین امنیت دارد. پیاده سازی کنترل تردد در فضاهای کاری اشتراکی با توجه به بودجه سازمان و نیاز کاربران در انواع کنترل تردد کارتی، اثر انگشت و یا نصب دستگاه تشخیص چهره انجام می شود. در این مقاله به لزوم استفاده از این دستگاه ها و راهکارهای کنترل تردد در فضاهای اشتراکی کاری و مزایای آن ها پرداختیم.